اللجنة الدائمة للوثائق والمحفوظات تقعد اجتماعها الأول

عُقد الاجتماع الأول للجنة الدائمة للوثائق والمحفوظات للعام الجامعي 1439/1440هـ، يوم الأثنين 28/01/1440 هـ الساعة العاشرة والنصف صباحاً بقاعة الاجتماعات بوكالة الجامعة للتطوير والجودة وكان الحضور على النحو التالي:

 بدأ الاجتماع بترحيب من سعادة رئيس اللجنة بالحضور، داعياً الله سبحانه وتعالى بمزيد من التقدم لأعمال اللجنة مع بداية العام الجامعي 1439/1440هـ ثم تلا ذلك استعراض جدول الأعمال على النحو التالي:

1. عرض الرؤية والرسالة والأهداف للمركز.
2. اقتراح ومناقشة مقر ملائم للمركز.
3. ما يستجد من اعمال.

ثم شرع المجتمعون في مناقشة الموضوعات المدرجة على جدول الأعمال تباعاً وعلى النحو التالي:

1- عرض الرؤية والرسالة والأهداف للمركز.

تم مناقشة الرؤية والرسالة والأهداف المقدمة من سعادة المشرف العام على المركز وتم اجراء بعض التعديلات عليها واثناء المناقشة رأت اللجنة إضافة قيم للمركز وخلصت اللجنة بالتوصيات التالية:-

• التوصيات:

تكليف سعادة المشرف العام على المركز بتغير التعديلات المتفق عليها مع إضافة القيم للمركز وإعادة عرضها بالصيغة النهائية لأعضاء اللجنة قبل اعتمادها.

2- اقتراح ومناقشة مقر ملائم للمركز.

تم مناقشة ضرورة وجود مقر ملائم للمركز وحيث ان البيئة المناسبة تعتبر من اهم ركائز النجاح، ولأن إدارة الوثائق والمحفوظات تعتبر من الإدارات المهمة لما يترتب عليها من جمع وحفظ الوثائق في الجامعة لسهولة الرجوع اليها عند الحاجة، فقد خلصت اللجنة الى التوصية التالية:

• التوصيات:

يتم تقديم خطاب من سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة للجهة ذات العلاقة بضرورة توفير مقر ملائم للمركز في أحد المباني الإدارية الجديدة التي سيتم الانتهاء منها قريباً، ليكون مقراً للمركز وفق الاشتراطات المتبعة في مراكز الوثائق والمحفوظات في الجهات الحكومية الأخرى.

    3- ما يستجد من اعمال.

يتم اعداد خطابات بطلب محاضر مجالس الجامعة وكذلك المجالس العلمية بالجامعة ليتم حفظها في مركز الوثائق والمحفوظات.

وقد انتهى الاجتماع بتوفيق من الله في تمام الساعة الحادية عشرة والنصف صباحاً.