أنشأت جامعة الأمير سطام بن عبدالعزيز مركز الوثائق والمحفوظات عام 1430هـ، وذلك استنادًا إلى قرار مجلس الوزراء رقم 139 وتاريخ 4/8/1427هـ، الذي نصّ على الموافقة على توصيات اللجنة الوزارية الخاصة بدراسة كيفية التعامل مع الوثائق الرسمية وتداولها في الأجهزة الحكومية.
يهدف المركز إلى تنظيم وحفظ الوثائق الرسمية للجامعة وفق أعلى المعايير الإدارية، بما يضمن سهولة الوصول إليها، وحمايتها، وتحقيق الاستدامة في إدارة المعلومات. ويأتي إنشاؤه ضمن جهود الجامعة لتعزيز الحوكمة الإدارية وضمان الامتثال للأنظمة واللوائح الخاصة بإدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية.
مهام المركز
• التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.
• فهرسة وثائق جامعة الأمير سطام وفروعها ومسحها وتكشيفها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وفقاً للأنظمة واللوائح وخطط التصنيف والترميز الخاصة بالوثائق.
• توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة للمستفيدين وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك.
• التنسيق مع الجهات المختصة في الجامعة لتدريب العاملين في المركز وتأهيلهم في مجال الاختصاص.
• التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل.
• متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قبل الوحدات الإدارية في الجامعة.
• الرصد التاريخي لنشأة الجامعة وأنظمتها ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية.
• العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها.
• العمل مع الإدارات المختصة في الجهاز لوضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق، وتنميط الوثائق المتماثلة، وتجنب إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها، والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في هذا الشأن.
• تحديد احتياجات المركز الإدارية والمالية لإدراجها في ميزانية الجامعة السنوية.
• إعداد خطط وبرامج عمل المركز السنوية والخمسية.
• أي مهمة أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.
