- وثائق – وثيقة : الوثائق: وعاء يحتوي على معلومات تتعلق بأعمال الدولة ومصالحها ،سواء نتج هذا الوعاء عن عمل من أعمال أجهزتها أو من سواه ،ما دام الأمر يقتضي حفظها للحاجة إليها أو لقيمتها التاريخية.
- يـقصد بالــوثائــق أوعية المعلومــات التي أنتجتها المؤسسة، أو استقبلتها؛ لتحقيــق غاية محددة، ولا يــزال العمل الرسمي في حـــاجة إليها.
- معنى: محفوظات: المحفوظات: يقصد بالمحفوظات أوعية المعلومات التي أنتجتها المؤسسة، أو استقبلتها؛ لتحقيق غاية محددة، وانتهت قيمتها العملية مع احتفاظها بقيمة مؤقتة أو دائمة.
- معنى : الوثائق والمحفوظات : هي الأوعية التي تحتوي على المعلومات التي أنتجها الجهاز الحكومي، أو استقبلها لتحقيق غاية معينة، وانتهت قيمتها العملية، وثبت لها قيمة ثقافية تستدعي حفظها حفظا دائما.
- معنى : مركز الوثائق والمعلومات بالجهة ، أي مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة الأمير سطام بن عبد العزيز، وهي الإدارة المعنية بجمع وثائق الجهاز الحكومي ومحفوظات وتنظيمها وحفظها واسترجاعها وفقاً لأحكام وأنظمة الوثائق التقنية.
- الأول : وثائق دائمة الحفظ: هي الوثائق والمحفوظات التي تحفظ بصفة دائمة وفق ما تقتضيه أنظمة ولوائح الوثائق والمحفوظات، وهي الوثائق التي لا يجوز إتلافها، وهي التي لا يستغنى عنها لحاجة العمل ولحاجة البحث العلمي.
- ثانياً : وثائق مؤقتة الحفظ: هي الوثائق والمحفوظات التي تحفظ بصفة مؤقته وفق ما تقتضيه أنظمة اللوائح والوثائق والمحفوظات، وهي الوثاق التي يجوز إتلافها، وهي التي تتناقص قيمتها مع مرور الزمن حتى تنعدم الفائدة منها.
- الملف الورقي: وعاء ورقي يحتوي على مجموعة من الوثائق والمحفوظات أو صور لها.
- الملف الإلكتروني: وعاء إلكتروني يحتوي على مجموعة من الوثائق والمحفوظات أو صور لها.
- الوسائط الإلكترونية: أي وسيلة من الوسائل التقنية التي تستخدم لحفظ الأوعية بصيغة إلكترونية، مثل وسيلة المراسلات بين الإدارات، ووسيلة المراسلات عبر الإيميل.
