إشارة الى قرار مجلس الوزراء رقم 9 وتاريخ 02/01/1438هـ القاضي بإنشاء مراكز الوثائق والمحفوظات في جميع القطاعات الحكومية ويسمى ( مركز الوثائق والمحفوظات ) ويرتبط ادارياً برئيس الجهاز او من ينيبه ، وحرصاً من الجامعة على حفظ الوثائق الخاصة المتعلقة بها منذ نشأتها وتنفيذاً للتوجيهات فقد أتت الموافقة الكريمة من معالي مدير الجامعة على تفعيل المركز بتاريخ 28/02/1438هـ ، وعلى ان تتسم مهام المركز بتطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وجمع وثائق الجامعة وتنظيمها وحفظها لتسهيل الحصول عليها عن الحاجة، وكذلك نشر الوعي الوثائقي بين منسوبي الجامعة.

 ولتسريع وتيرة العمل والبدء بالمهام المناطة من المركز فقد تقرر تشكيل لجنة دائمة تحت مسمى ( اللجنة الدائمة للوثائق والمحفوظات ) بتاريخ 12/04/1438هـ ويترأسها وكيل الجامعة للتطوير والجودة وبعضوية المشرف العام على مركز الوثائق والمحفوظات وبعض الجهات ذات العلاقة وتكون مهام اللجنة كالتالي :

• تكون اللجنة مرجعاً رئيسياً لشؤون وثائق الجامعة بما يكفل التطبيق الأمثل لأنظمة الوثائق والمحفوظات.
• الاشراف على صحة ودقة واكتمال البيانات والمعلومات المقدمة من المركز الى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
• الاشراف على اعمال لجان التقويم والاتلاف وتوجيهها واجازة نتائج اعمالها.
• التوجيه بعمل الدراسات النظامية والاجرائية والتنظيمية بهدف التقليل من انتاج الوثائق والاستغناء عن غير الضروري منها.